Lockdown to trudny czas, dla wszystkich. To również czas, by się dobrze zorganizować, przewartościować cele i dopasować strategię działania. To czas, w którym nie tylko zderzamy się z problemami technicznymi na odległość tj. niekompletny lub niedziałający sprzęt, ale również z dystansem, który nas dzieli i czasem reakcji. Codzienna praca zespołów, które dotychczas pracowały ramię w ramię, staje się wyzwaniem, ale wyzwanie to coś, co nas buduje i pozwala na naukę. Bezwzględnie i bezwarunkowo. Tego się trzymamy w TSG. 

Koniec lutego i początek marca to czas narastającego niepokoju związanego z sytuacją w Europie. Z ogromną uwagą obserwowaliśmy nadchodzące informacje i przewidywania. Mimo, że nie pojawiły się jeszcze oficjalne wzmianki o zamknięciu biur, stało się dla nas jasne, że zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom jest absolutnym priorytetem. Musieliśmy działać szybko i zdecydowanie.  Pierwszym krokiem była zmiana trybu pracy – ze stacjonarnej na w pełni zdalną. Zdecydowaliśmy o tym już na początku marca. W ciągu kilku dni przeorganizowaliśmy cały system pracy, aby można było przenieść całą firmę, wszystkie osoby bez wyjątku do pracy w domach. Konieczne było przeniesienie części zasobów do chmury przy jednoczesnym zadbaniu o całkowite bezpieczeństwo informacji. Udostępnienie firmowego VPN (dzięki któremu pracownik mógł podłączyć się do chmury firmowej) oraz dokupienie dodatkowego niezbędnego sprzętu. Dział Administracji stanął na wysokości zadania i zadbał aby pracownicy czuli, że niczego im nie brakuje podczas wykonywania obowiązków w domu. Dzięki temu wielu z nas nie zauważyło różnicy w organizacji swojej pracy – to właśnie było dla nas miarą sukcesu. 

Na barkach liderów spoczywała duża odpowiedzialność w kwestii przeorganizowania niektórych procedur. Wiązało się to ze zmianami w czasie dostępności niektórych członków zespołu z uwagi na obowiązki domowe, które się pojawiły w związku z zamknięciem żłobków, przedszkoli i szkół.  Na nowo trzeba było dostosować modele komunikowania się na codziennych odprawach i standupach, rozdzielanie zadań i ich organizację tak, aby członkowie zespołów mogli je realizować w różnych, dogodnych godzinach. Firma to przede wszystkim ludzie – w dzisiejszych czasach empatyczne podejście to papierek lakmusowy prawdziwej kultury organizacji. Dzięki wspólnie wypracowanym mechanizmom, ludzkiemu podejściu udało się płynnie przejść na nowy model pracy, zachowując taką samą efektywność i dając największy z możliwych w obecnych warunkach komfort naszym pracownikom. 

Jednym z kolejnych wyzwań, z jakimi przyszło się mierzyć firmom, w tym także naszej, podczas pandemii, jest proces rekrutacji. Tutaj, jeszcze będąc w biurze, z dnia na dzień przenieśliśmy sporą część procesu w moduł zdalny. Okazało się, iż jesteśmy w stanie skutecznie weryfikować kandydatów w trakcie telekonferencji, a nasi potencjalni pracownicy również docenili możliwość łączenia się z nami online i ograniczenie ryzyka przy wychodzeniu z domu. W związku z tym, przy przejściu firmy na proces zdalny ta część procesu nie stanowiła już dla nas wyzwania. Jednak wraz z zamrażaniem gospodarki i narastającymi problemami wielu firm zaczęliśmy spotykać się z obawami kandydatów i rozterkami związanymi ze zmianą pracy. Dlatego też na każdym etapie rekrutacji podkreślamy stabilność naszej firmy oraz dobrą sytuację branży. Zapewniamy i informujemy kandydatów, o podjętych przez nas jako pracodawcę, działaniach aby rozwiać wątpliwości i zapewnić każdego, że mogą pewnie myśleć o swojej karierze u nas. Niestety, nie ominęły nas na początku sytuacje w których wartościowi kandydaci zdecydowali się powstrzymać od zmiany pracy w niepewnym okresie, jednak z upływem czasu widzieliśmy, że takich zdarzeń było coraz mniej.

Ostatnim etapem rekrutacji jest proces onboardingu pracownika. Wszelkie stacjonarnie przeprowadzane działania musiały zostać przemodelowane na nowo. Przygotowaliśmy szereg zdalnych prezentacji, aby jak najpełniej i najpłynniej wdrożyć nowych pracowników w kulturę organizacji i model pracy. Zaplanowane zostały spotkania z różnymi osobami – w tym, zgodnie z długoletnią tradycją w  firmie powitalne spotkanie z członkami naszego zarządu, które zawsze jest wielkim wydarzeniem i miłym zaskoczeniem dla nowoprzybyłych. Plan pierwszych dni wysyłany jest do nowych pracowników z wyprzedzeniem, aby wiedzieli czego się spodziewać. Wiele rzeczy, które zazwyczaj dzieją się spontanicznie – teraz musiało zostać nazwanych, opisanych i zaplanowanych, bo w zdalnej rzeczywistości nie ma szans na ich samoistne zadziałanie się. Zapoznawcza kawa, przedstawienie się w zespołach, pokazanie naszych gier, czy  banalne, ale jakże ważne przedstawienie kto jest kim, czy do kogo, po jaką pomoc się zwrócić. Świetnie poradziliśmy sobie z tym, przypisując do każdego nowego pracownika – buddiego – czyli opiekuna służącego mu radą i pomocą podczas stawiania pierwszych kroków w firmie. Istotnym dla nas było również zachowanie klimatu naszej organizacji. Ponieważ w tradycji firmy, podczas pierwszego dnia nowi pracownicy oprowadzani są po firmie, aby się z wszystkimi przywitać oraz witani słodkościami, postaraliśmy się przenieść tę tradycję w zdalną rzeczywistość. Przygotowaliśmy wirtualną imienną kartkę, z machającymi  na powitanie rękami naszymi pracowników, a każda nowa osoba otrzymywała voucher na słodki poczęstunek do lokalnej (wrocławskiej lub warszawskiej) cukierni. Oczywiście mogliśmy kupić czekoladki i wysłać je do danych osób pierwszego dnia, ale po pierwsze chcemy wspierać małe lokalne biznesy, a po drugie wzięliśmy pod uwagę to, że nie każdy będzie chciał przyjąć kuriera z przesyłką, więc kupony posiadają bardzo długi czas realizacji. 

Zdalny onboarding był prawdziwym zaskoczeniem – wszystko dopięte na ostatni guzik! Spotkania przebiegły sprawnie, tak jak zostały zaplanowane. Wydaję mi się, że proces był nawet nieco mniej stresujący niż pierwszy dzień na miejscu, w biurze. Pierwsze dni – mocno zakręcone i zajęło mi to chwilę zanim zaaklimatyzowałam się z działowymi metodami pracy, ale wokół miałam wspaniałych ludzi. Zespół był najlepszy – odpowiadał na moje nawet najbardziej błahe pytania! No ale nie zapominajmy o atmosferze firmy, to było najmilsze zaskoczenie. Faktem jest, że na rozmowie kwalifikacyjnej już dało się ją odczuć, ale w praktyce okazała się jeszcze cieplejsza. No i powitanie słodyczami… wiecie jak skraść moje serce! – dodaje Aleksandra, obejmująca w firmie stanowisko Graphic Designera

W marcu i kwietniu dołączyło do nas ponad 30 nowych, utalentowanych ekspertów. Proces wdrożenia ich w życie firmy okazał się efektywny i satysfakcjonujący. W ten sposób nasza „mała” rodzina nieco się powiększyła i liczy obecnie ponad 250 Specjalistów. 

Komunikacja i wspólny poziom wiedzy o projektach i planach firmy był dla nas zawsze bardzo ważny. Dlatego raz na kwartał wysyłamy do pracowników newsletter z najważniejszymi  zagadnieniami, zmianami w projektach, rzeczami które się nie udały i te, które wyszły znakomicie. Do tego raz na pół roku, nasz zarząd zaprasza całą firmę do rozmowy. Zasiada na kanapie (stąd nazwa couch talk) i opowiada o planach rozwojowych, a także udziela odpowiedzi na każde pytanie pracownika. 

W obecnym czasie, kiedy jesteśmy rozproszeni po 250 domowych biurach, aspekt dzielenia się informacją stał się bardzo ważny. Wraz z upływem czasu zdaliśmy sobie sprawę, że konieczne będzie zorganizowanie takiego zdalnego spotkania. Aby zapewnić wszystkim jak najlepszy poziom zrozumienia informacji postanowiliśmy, że, w tak ważnym czasie, konferencja zostanie przeprowadzona w języku polskim i będzie symultanicznie tłumaczona na język angielski dla naszych pracowników niemówiących po polsku. Jednak ten prosty plan okazał się być skomplikowanym, technicznym przedsięwzięciem. 1 prezentacja, 18 prezentujących, przełączanych zdalnie, dwie równoległe transmisje, przy czym na jedną z nich nakładany był w czasie rzeczywistym głos tłumacza + platforma do zadawania pytań i przesyłane pytań do wybranych osób, aby mogli udzielić odpowiedzi. Wiele mogło się nie udać, jednak wszystko poszło płynnie. A zamiast rozmowy z jednej kanapy przeprowadziliśmy prawdziwy coach-talk z 250 kanap!  

Jako świadomy pracodawca bacznie obserwujemy zachowania i nastroje wśród współpracowników. Część z nas spędza dużo czasu w izolacji z dala od bliskich, przyjaciół czy rodziny. Wzrasta niepewności, strach przed zachorowaniem. Pojawiają się trudne rodzinne sytuacje: redukcje etatów, zwolnienia, utrata dochodów z prowadzonych przez rodzinę biznesów.  Ponadto pozostanie w domach to także dzielenia obowiązków pracowych z opieką nad dziećmi, pomaganiem w nauce i organizacją dla nich czasu wolnego. Często zdarza się, że warunki pracy nie należą do komfortowych, ponieważ prowadzenie telekonferencji kiedy za ścianą płacze dziecko może być niezwykle stresujące. Te wszystkie czynniki mógłby przełożyć się na ich złe samopoczucie, zmęczenie a nawet depresję. W związku z tym uznaliśmy, że powinniśmy zapewnić pracownikom opiekę psychologiczną, wprowadzając możliwość skorzystania z bezpłatnych konsultacji z psychologiem, który pomoże naszym ludziom przejść przez ten trudny czas, który każdy z nas przeżywa na swój sposób. 

Przyjacielskie relacje jakie łączą liderów z członkami zespołu, pozwoliły nam na rozmowy, które zaowocowały organizacją zajęć rozluźniających i rozciągających, zapewniających pracownikom zdjęcie napięć powstałych, w trakcie wielu godzin spędzanych na nie do końca dobrze przystosowanych, domowych stanowiskach pracy. Dedykowane wyłącznie naszym pracownikom streamy realizowane są przez ośrodek sportowy Puma we Wrocławiu.

Jednak w tym całym chaosie nie zapomnieliśmy o firmowych tradycjach, które odbywały się w “normalności”. Sytuacja wymaga nadzwyczajnych działań, z tego względu nasze wspólne spotkania wyglądają nieco inaczej niż zazwyczaj. Skoro nie możemy spotkać się we wspólnej kuchni i porozmawiać na żywo, liderzy zespołów integrują się przy pomocy videokonferencji. Teraz format spotkań się zmienił, jednak staramy się podtrzymać dobry nastrój na wspólnych kawowych call’ach, grając w kalambury czy wysyłając pracownikom kupony na coś pysznego. Wspólny obiad to nie tylko jedna z lepszych tradycji firmowych, to przede wszystkim czas na rozmowę na różne tematy pozazawodowe. Właśnie w takich niepewnych czasach bardzo ważne jest dbanie o wysokie morale wśród członków zespołu i zapewnienie im integralności zespołowej, a także przynależności firmowej. Wierzymy, że w efekcie pracownicy lepiej będą sobie radzić psychicznie i zawodowo w nowych warunkach.

Empatyczne podejście i odpowiedzialność biznesu nie kończy się tylko na naszych pracownikach. Widząc jak z dnia na dzień małe i duże firmy borykają się z finansowymi problemami, organizacje proszą o pomoc. COVID-19 zbiera żniwa nie tylko w liczbach zakażonych ofiar, to również straty finansowe i masowe redukcje stanowisk w wieloletnich firmach. Postanowiliśmy działać wielowątkowo, czyli wesprzeć najbardziej potrzebujące organizacje i szpitale, ale również dofinansować lokalne biznesy, z którymi współpracowaliśmy dotknięte aktualną sytuacją w kraju. Dodatkowo, po rozmowie z naszymi pracownikami, część puli przeznaczonej na pomoc przekazaliśmy na wsparcie firm bliskich naszym pracownikom (często prowadzonych przez członków ich rodzin). Jak się okazało, tak prosty gest, znaczył bardzo wiele dla naszych pracowników.

Jednocześnie miło nam patrzeć, jak “dobro rodzi dobro”. Nasi ludzie zawsze byli najważniejszą podstawą naszej spółki. Grupa naszych ekspertów uznała, że kwarantanna to dobry czas na pomoc innym, postanowili więc poprowadzić w wolnym czasie zajęcia z programowania, rysunku i designu. Oficjalnie od początku kwietnia, aż do teraz, prowadzą streamy pod nazwą TSG Class, charytatywnie dzieląc się swoją wiedzą i czasem wolnym. Celem projektu jest pokazanie świata gier od środka oraz zarażenie pasją tworzenia wszystkich zainteresowanych game devem odbiorców. 

Uczymy się nowej rzeczywistości, planujemy procesy i rozkładamy je na czynniki pierwsze. Staramy się przewidywać różne scenariusze i brać je wszystkie pod uwagę. Z pewnością jeszcze wiele nas zaskoczy, ale wiemy, że jesteśmy w stanie sprostać najtrudniejszym zadaniom. Tym sposobem jesteśmy w tym, a nie innym miejscu. Tak jak mówi nasza wartość “Get used to CHANGES”.

Natalia Rybarczyk

TSG EB Team